Posted Document Correction & Audit Pack
Microsoft Dynamics 365 Business Central rozšíření pro řízenou opravu zaúčtovaných nákupních a prodejních dokladů s protokolem změn
Oprava zaúčtovaných dokladů
Popis funkcionality
Rozšíření Posted Document Correction & Audit Pack (Balíček pro opravu zaúčtovaných dokladů a audit) umožňuje opravovat vybrané údaje na již zaúčtovaných nákupních a prodejních dokladech (faktury a dobropisy), aniž by bylo nutné doklad stornovat a zaúčtovat znovu. Typicky jde o opravu překlepu v adrese, chybného data splatnosti, textu položky, bankovního spojení nebo data DPH.
Oprava se neprovádí přímo přepsáním zaúčtovaného dokladu, ale přes samostatnou pracovní stránku, kde uživatel upraví hodnoty a teprve po potvrzení se změny promítnou do hlavičky dokladu, souvisejících položek (věcné položky, položky zákazníka/dodavatele, položky DPH) a do řádků dokladu.
Rozšíření je navrženo jako obecný framework pro řízené opravy, který kromě samotné opravy zahrnuje:
- granulární oprávnění – kdo smí opravovat hlavičku dokladu, bankovní spojení nebo datum DPH,
- kontrolu uzavřeného účetního období – zabránění opravě dokladu spadajícího do uzavřeného období,
- protokol změn (audit log) – záznam o tom, kdo, kdy a jaké pole na kterém dokladu změnil, včetně původní a nové hodnoty.
Doklad, na kterém proběhla oprava, zůstává evidenčně stejný (stejné číslo, stejné zaúčtování) – mění se pouze vybrané popisné a administrativní údaje.
Nastavení
Nastavení nákupu
Na kartě Nastavení nákupu je nová sekce Oprava zaúčtovaných dokladů s těmito poli:
- Číslo řádku dokladu přenášet do věcných položek – určuje, zda se má při zaúčtování nákupní faktury/dobropisu přenášet číslo řádku dokladu do věcných položek. Toto propojení je nutné pro to, aby oprava textu položky nebo změna dimenze na řádku dokladu dokázala najít a opravit odpovídající věcné položky.
- Kontrolovat uzavřené účetní období – určuje, zda je oprava dokladu blokována v případě, že zúčtovací datum nebo datum DPH opravovaného dokladu spadá do uzavřeného účetního období. Doporučuje se mít zapnuté v produkčním prostředí, aby nedocházelo k opravám dokladů v již uzavřených obdobích.
Nastavení prodeje
Na kartě Nastavení prodeje a pohledávek je nová sekce Oprava zaúčtovaných dokladů s těmito poli:
- Číslo řádku dokladu přenášet do věcných položek – určuje, zda se má při zaúčtování prodejní faktury/dobropisu přenášet číslo řádku dokladu do věcných položek. Toto propojení je nutné pro to, aby oprava textu položky nebo změna dimenze na řádku dokladu dokázala najít a opravit odpovídající věcné položky.
- Kontrolovat uzavřené účetní období – určuje, zda je oprava dokladu blokována v případě, že zúčtovací datum nebo datum DPH opravovaného dokladu spadá do uzavřeného účetního období. Doporučuje se mít zapnuté v produkčním prostředí, aby nedocházelo k opravám dokladů v již uzavřených obdobích.
Nastavení uživatele
Na kartě Nastavení uživatele jsou nová pole určující, jaké typy oprav smí konkrétní uživatel provádět:
- Povolit změnu hlavičky dokladu – povoluje uživateli měnit hlavičkové údaje dokladu (text položky, datum splatnosti, adresy, variabilní symbol, platební podmínky, reference apod.).
- Povolit změnu bankovního spojení – povoluje uživateli měnit bankovní spojení na zaúčtovaných prodejních dokladech.
- Povolit změnu data DPH na nákupních dokladech – povoluje uživateli měnit datum DPH a datum DPH původního dokladu na zaúčtovaných nákupních dokladech.
Všechna tři pole jsou ve výchozím stavu vypnutá. Dokud administrátor uživateli oprávnění nenastaví, jsou odpovídající pole na opravné stránce needitovatelná (uživatel doklad vidí, ale nemůže ho měnit).
Nastavení licence
Na stránce Nastavení licence pro opravy dokladů je možné zadat licenční kód, bez kterého lze provést 10 oprav pro vyzkoušení funkce. O licenční kód můžete požádat emailem na helpdesk@navitec.cz.
Oprava zaúčtovaného nákupního dokladu
Spuštění opravy
Na kartách Zaúčtovaná nákupní faktura a Zaúčtovaný nákupní dobropis je v menu Domovská stránka nová akce Oprava nákupního dokladu. Akce otevře pracovní stránku Oprava nákupního dokladu s údaji načtenými z aktuálního dokladu.
Dostupné údaje k opravě
- Text položky – text, který se po uložení přenese i do souvisejících věcných položek.
- Datum DPH a Datum DPH původního dokladu – editovatelné pouze při zapnutém oprávnění Povolit změnu data DPH na nákupních dokladech.
- Datum splatnosti – nesmí zůstat prázdné.
- Variabilní symbol.
- Název příjemce, adresa příjemce, adresa příjemce 2, město příjemce, PSČ příjemce (dodávka).
- Adresa dodavatele, adresa dodavatele 2, město dodavatele, PSČ dodavatele.
- Adresa věřitele, adresa věřitele 2, město věřitele, PSČ věřitele.
Pole hlavičky (kromě data DPH) jsou editovatelná pouze při zapnutém oprávnění Povolit změnu hlavičky dokladu.
Řádky dokladu
Na spodní části stránky je seznam řádků dokladu, kde lze pro zvýrazněný řádek:
- upravit popis řádku – po uložení se přenese i do odpovídající věcné položky,
- akcí Změnit dimenze otevřít dialog Změna dimenzí, ve kterém se zobrazí aktuální dimenze řádku a lze zadat novou hodnotu pro každou dimenzi; po potvrzení se nová sada dimenzí zapíše na řádek i na související věcné položky.
Uložení změn
Akce Zapsat změny:
- Ověří, že datum splatnosti není prázdné.
- Vyžádá potvrzení uživatele (dotaz na typ a číslo dokladu).
- Pokud je zapnutá kontrola uzavřeného období, ověří, že zúčtovací datum dokladu neleží v uzavřeném období – jinak opravu s chybou zamítne.
- Při změně data DPH navíc ověří, že nové datum DPH neleží v uzavřeném období, že není menší než zúčtovací datum, a že související položky DPH nejsou uzavřené.
- Zapíše změny do hlavičky dokladu, do položky dodavatele (splatnost, variabilní symbol, text), do detailních položek dodavatele a do věcných položek.
- Zapíše změny řádků (popis, dimenze) přes stránku řádků.
- Zaznamená všechny skutečně změněné hodnoty do protokolu změn.
- Zobrazí potvrzující zprávu a stránku zavře.
Zobrazení protokolu
Akce Zobrazit protokol otevře protokol změn filtrovaný na aktuální doklad – viz kapitola Protokol změn níže.
Oprava zaúčtovaného prodejního dokladu
Spuštění opravy
Na kartách Zaúčtovaná prodejní faktura a Zaúčtovaný prodejní dobropis je stejně jako u nákupních dokladů skupina akcí Domovská stránka s akcí Oprava prodejního dokladu.
Dostupné údaje k opravě
- Text položky, datum splatnosti, kód platební podmínky, číslo externího dokladu, vaše reference – editovatelné při oprávnění Povolit změnu hlavičky dokladu.
- Zákazník-název, zákazník-adresa, zákazník-adresa 2, zákazník-město, zákazník-PSČ – editovatelné při oprávnění Povolit změnu hlavičky dokladu.
- Název plátce, adresa plátce, adresa plátce 2, město plátce, PSČ plátce, IČ, DIČ – editovatelné při oprávnění Povolit změnu hlavičky dokladu.
- Název příjemce, adresa příjemce, adresa příjemce 2, město příjemce, PSČ příjemce (dodávka) – editovatelné při oprávnění Povolit změnu hlavičky dokladu.
- Kód bankovního účtu a variabilní symbol – editovatelné při oprávnění Povolit změnu bankovního spojení; po zadání kódu bankovního účtu se automaticky doplní číslo účtu, číslo pobočky banky, název banky, tranzit, IBAN a kód SWIFT z karty bankovního účtu.
- Popis práce – editovatelné při oprávnění Povolit změnu hlavičky dokladu.
Řádky dokladu
Obdobně jako u nákupního dokladu lze opravit popis řádku; při uložení se doklad přepočítá tak, aby odpovídal upraveným řádkům (včetně případného doplnění nebo odstranění řádků podle aktuálního stavu pracovní tabulky).
Uložení změn a protokol
Akce Zapsat změny a Zobrazit protokol fungují analogicky jako u nákupního dokladu – včetně kontroly uzavřeného období (pokud je zapnutá v nastavení nákupu) a zápisu do protokolu změn.
Protokol změn
Každá skutečně provedená oprava (tj. taková, kde se stará a nová hodnota liší) se zaznamená do protokolu Protokol oprav dokladů. Záznam obsahuje:
- Typ dokladu – např. Nákupní faktura, Nákupní dobropis, Prodejní faktura, Prodejní dobropis.
- Číslo dokladu a číslo řádku (0 = změna na hlavičce dokladu).
- Název pole, které bylo změněno.
- Původní hodnota a nová hodnota.
- Změnil – uživatelské ID osoby, která opravu provedla.
- Datum a čas změny.
Protokol lze otevřít buď akcí Zobrazit protokol přímo z konkrétního dokladu (filtrovaně), nebo samostatně ze seznamu stránek Business Central jako celkový přehled všech oprav v systému.
Kontrola uzavřeného období a citlivost na DPH
Pokud je v nastavení nákupu zapnuté pole Kontrolovat uzavřené účetní období, provádí se před každou opravou kontrola, zda zúčtovací datum opravovaného dokladu nespadá do uzavřeného účetního období (podle nastavení uzavření v kartě Účetní období). Pokud ano, oprava je zamítnuta chybovou hláškou a k žádné změně nedojde.
U nákupních dokladů se navíc při změně data DPH kontroluje zvlášť i nové datum DPH – i v případě, že zúčtovací datum dokladu leží v otevřeném období, nelze nastavit datum DPH do období, které je již uzavřené. Tím se předchází situaci, kdy by oprava ovlivnila již podané přiznání k DPH. Nové datum DPH také nelze zapsat, pokud by bylo dřívější než zúčtovací datum.
V případě nejasností kontaktujte technickou podporu na helpdes(at)navitec.cz